Einnahmen und Ausgaben

Dieser Beitrag handelt von

• Buchführung und stellt die App budgetbakers vor,
• zeigt Wege zur Bestandsaufnahme Ihrer Geldflüsse (Belege, Verträge, Kontoprüfung) auf und
• gibt Tipps zur Kategorisierung Ihrer Ausgaben: Fixkosten, variable Kosten, Sonderausgaben.

Worum geht es?

Wer seine Finanzen beherrschen will, muss sie zuerst verstehen. Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme. Danach erfolgt die stetige Aufzeichnung und Nachverfolgung Ihrer Geldflüsse. Daran führt leider kein Weg vorbei. Die gute Nachricht ist, das heute niemand mehr handschriftlich ein Haushaltsbuch führen muss.

Erfassung der Geldflüsse

Inzwischen bieten sogar einige Banken eine automatische Analyse der bei ihnen eröffneten Konten an. Eine Voraussetzung für eine nutzbare Datenbasis ist allerdings, dass sie so viel wie möglich mit Ihrer Bankkarte oder Kreditkarte bezahlen und auf Bargeld weitestgehend verzichten.

Alle Bargeldausgaben müssen Sie nach wie vor manuell einpflegen. Bei Kartenzahlungen werden in ihrem Konto automatisch Ort, Datum, Händler und Geldbetrag vermerkt, so dass sie die Zahlung auf Rechtmäßigkeit prüfen können.

budgetbakers

Bietet Ihre Bank diesen Service nicht an oder möchten Sie weiterhin überwiegend mit Bargeld zahlen, empfehlen wir die App budgetbakers als Alternative. BudgetBakers gibt es auch in deutscher Sprache und als Webapplikation. Sie können Ihre Finanzen also vom Mobiltelefon oder PC aus eingeben und auswerten.

App Kosten

Die App kann in der kostenlosen, oder der Premium-Variante, genutzt werden. Die kostenfreie Version ist beschränkt hinsichtlich

• der Anzahl Konten,
• der Anzahl Banksynchronisierungen,
• dem Mehrbenutzer-Zugriff und
• der Verfügbarkeit von erweiterten Diagrammen, Tools und Widgets.

Für einmalig 31,- € kann man eine lebenslang gültige Nutzungslizenz für die Premium-Version erhalten. Möchte man diese zunächst ausprobieren, kann man auch 6,10 € monatlich zahlen.¹ Doch aufgepasst: nach fünf Monaten lohnt sich bereits die lebenslange Lizenz.

Bestandsaufnahme und Verfolgung

So gehen Sie vor, um Ihre Einnahmen und Ausgaben (cash flow) zu überblicken:

Einnahmen

Zu den Einnahmen zählen unter anderem

• Gehalt, Weihnachtsgeld, BAföG, Rente
• Kindergeld, Unterhalt
• Nebeneinkünfte (Minijob, Verkäufe, Zinsen, Dividenden)
• Rückerstattungen, Boni

Die Einnahmen verfolgen Sie leicht in Ihren Kontoauszügen. Insofern Sie die Auszüge von Ihrer Bank noch zugesendet bekommen, heften Sie sie in einem Ordner Kontoauszüge ab. Für Privatpersonen wird eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren empfohlen.

Sollten Sie Online-Banking nutzen, empfiehlt sich das wöchentliche Herunterladen der Kontoauszüge auf einen USB-Stick. Die direkte Speicherung auf Ihrem PC oder Smartphone wird aus Sicherheitsgründen nicht empfohlen. Beschriften Sie den USB-Stick und legen Sie ihn zu Ihren Unterlagen.

Neben dem Abheften der Belege sollten sie die Einnahmen vor allem auch in Ihr Haushaltsbuch eintragen. Bei eine Buchführungs-App wie budgetbakers kann das über eine Banksynchronisierung automatisch erfolgen. Bei manuellem Abgleich erstellen Sie sich in Ihrem Kalender am besten einen Regeltermin, der sie erinnert.

Ausgaben

Ausgaben lassen sich gut in drei Kategorien einordnen

1. Fixe Ausgaben (Fixkosten)
2. Variable Ausgaben
3. Sonderausgaben

Fixkosten

Unter die Fixkosten fallen alle Verträge, die Sie abgeschlossen haben. Mit einem Vertrag haben Sie in der Regel eine regelmäßige Zahlung im Gegenzug für eine Leistungserbringung vereinbart.

• Miete und Strom
• Mobilfunkvertrag
• Festnetz, Internet und TV
• Leasing-Vertrag für das Auto
• Versicherungen
• alle Abos, wie beispielsweise
  • Zeitungen, Magazine
  • manche Mobilfunk-Apps, z.B. zum Sprachen lernen
  • Musik- und Videostreaming
  • Fahrausweise für öffentliche Transportmittel

Legen Sie einen Aktenordner Verträge und einen Fixkosten-Ordner an. Benutzen Sie Register zur Aufteilung in Kategorien, beispielsweise

• Wohnung
• Mobilität
• Vereine
• Telefon, Internet, TV
• Arbeitsverträge
• Sonstige

Für Versicherungen empfiehlt der Autor einen eigenen Ordner Versicherungen:

• Privat-Haftpflicht
• Risiko-Lebensversicherung
• Berufsunfähigkeitsversicherung
• Kfz-Haftpflicht

Variable Ausgaben

Variable Ausgaben betreffen den alltäglichen Bedarf. Sie umfassen wiederholte, aber unregelmäßig anfallende Kosten.

• Lebensmittel, Drogerieartikel, Kleidung
• Freizeit (Kino, Disco, Eishalle, Schwimmhalle, …)
• Sport (Fußballschuhe, Tennisschläger, …)
• Hobbys (Modelleisenbahn, Spielzeug, …)
• Restaurants und Cafés
• Bildung, Bücher, Geschenke
• Kraftstoff für das Auto oder Motorrad
• Schulbücher und -hefte, Büromaterial

Diesbezügliche Rechnungen sollten in einem Aktenordner Variable Kosten abgeheftet werden. Kleine Zahlungsbelege und Quittungen kann man in einer Klarsichthülle sammeln oder auf einem DIN-A4 Papier aufkleben und dann abheften. Alternativ kann man sie in einer kleinen Kiste sammeln.

Die Belege sollten in Registern nach Monaten oder Jahren sortiert sein. Je nachdem wie viele Belege in einem Jahr anfallen.

Sonderausgaben

Sonderausgaben bezeichnen selten anfallende oder unerwartete Kosten.

• Reparaturen oder Austausch veralteter bzw. defekter Geräte, Möbel, etc.
  • Spülmaschine, Waschmaschine, Kühlschrank
  • Fernseher, Computer-Hardware
  • Couch-Tisch, Kinderbett
• Spenden
• Urlaube
• Gebühren (neuer Personalausweis, Parken, Strafzettel, …)
• realisierte Verluste aus Aktiengeschäften und ähnlichem
• Immobilienkauf

Eine geringe Anzahl Belege für diese Ausgaben können ebenfalls im Ordner “Variable Kosten” abgeheftet werden. Ansonsten legen Sie auch hierfür einen extra Ordner Sonderausgaben an.

Spar- und Vorsorgeposten

Spar- und Vorsorgeposten sind keine Ausgaben im engeren Sinn, weil sie nicht dem unmittelbaren Verbrauch dienen, sondern der Vermögensbildung oder Absicherung.

• Sparbeträge (Sparkonto, Festgeld, Tagesgeld)
• Rücklagen für Notfälle
• Finanztransfers mit Zukunftsbezug
  • ETFs, Aktien, Anleihen, Kryptowährungen
• Altersvorsorge
  • Riester-Rente, private Renten- oder Lebensversicherung

Für diese Rubrik benötigen Sie keinen Ordner, da es in der Regel keine abzuheftenden Belege gibt. Für Sie ist es hingegen wichtig zu sehen, wie viel Sie monatlich zur Seite legen. Aus diesem Grund stellt es für budgetbakers oder Ihr Haushaltsbuch eine bedeutende Kategorie dar.

Zusammenfassung

Um seine Finanzen und Geldflüsse zu überblicken, ist es wichtig, eine Bestandsaufnahme zu machen und die Geldflüsse kontinuierlich zu erfassen. Dabei helfen moderne Tools wie Bankanalysen oder Apps wie BudgetBakers, die Einnahmen und Ausgaben automatisiert erfassen. Barzahlungen müssen manuell eingetragen werden.

Einnahmen umfassen Gehalt, Zuschüsse und Nebeneinkünfte, die regelmäßig in einem Haushaltsbuch oder über eine App dokumentiert werden sollten. Ausgaben lassen sich in Fixkosten (z.B. Miete, Versicherungen), variable Ausgaben (z.B. Lebensmittel, Freizeit) und Sonderausgaben (z.B. Reparaturen, Urlaube) unterteilen. Auch Spar- und Vorsorgeposten wie Rücklagen oder Altersvorsorge sollten regelmäßig geprüft und in das Haushaltsbuch aufgenommen werden, um eine solide finanzielle Planung zu ermöglichen. Für eine übersichtliche Verwaltung sind Ordnersysteme empfehlenswert, um Belege abzuheften und zu ordnen:

1. Kontoauszüge
2. Verträge
3. Versicherungen
4. Fixkosten
5. Variable Kosten
6. [Sonderausgaben]

Zusätzlich haben sich die folgenden Ordner bewährt

• Kraftfahrzeug (Kfz)
• Wohnung / Mietvertrag
• Einkommenssteuer
• Rente / Altersvorsorge

Den letzten vier Themen werden wir uns gegebenenfalls in einem separaten Blogbeitrag widmen.